Si realizamos una simple búsqueda en internet, encontraremos que existen miles y miles de herramientas de gestión hechas para mejorar y asistir a las empresas y negocios en sus gestiones internas.
Sin embargo, si bien encontrar tanta oferta puede ser positivo, también puede resultar apabullante.
No siempre es necesario un conocimiento previo, pero sí hay que tener claro qué es lo que necesitamos y qué tipo de software es el que nos interesa. Hay herramientas que pueden adaptarse mejor al propio negocio y otras que, si bien interesantes y útiles, pueden no servir demasiado.
Además, la elección de un software incorrecto puede resultar contraproducente y suponer una pérdida de tiempo y dinero. Por eso se trata de un tema al que hay que dedicarle tiempo e interés.
A continuación haremos una pequeña selección de herramientas que creemos pueden ser de las más útiles para mejorar la gestión de una empresa de manera digital.
Los mejores softwares para optimizar la gestión interna de tu negocio
Programas ERP: Holded
Un ERP es un gestor de recursos de la empresa. Nos sirve para unificar y gestionar todos los distintos departamentos o aspectos de una empresa.
Aunque todos mantienen su independencia funcional, gracias a este tipo de software podemos hacer que funcionen al unísono y compartan datos de manera bilateral.
De esta manera, ventas, inventario, compras y hasta recursos humanos pueden estar conectados y disponer de la misma información actualizada para poder trabajar.
Si nos decantamos por utilizar este tipo de herramientas, Holded es de los mejores programas ERP que podemos encontrar en el mercado.
Holded no solo nos permite tener una base de datos común y actualizada a la que pueden acceder todos los departamentos; también nos permite automatizar una gran cantidad de gestiones diarias y sencillas.
Además, es muy intuitiva y nos facilita otras cuestiones como la creación y contabilización de facturas o la creación de una base de datos de clientes completa.
Generalmente, se suele aconsejar este tipo de herramientas para empresas que cuentan ya con cierto tamaño y estructura detrás. Sin embargo, sus funcionalidades hacen que sea un software que pueda funcionar también a una escala más pequeña.
Herramienta OSC: Klippa
Para que una gestión sea óptima, sobre todo de cara a utilizar softwares que nos ayuden a ser más eficaces, debe ser digital. Y si una gestión tiene que ser digital, tiene que serlo al 100%.
No podemos pretender optimizar el funcionamiento de nuestra empresa y pasar al mundo digital si aún utilizamos documentos en papel y formato físico. No solo supone un obstáculo, sino que también es peligroso. Ya que son susceptibles a daños o pérdidas.
Klippa es un OSC muy completo que no solo nos ayuda a digitalizar, sino que más bien nos ayuda a transformar documentos de físico a digital.
Digitalizar es simplemente escanear y tener un archivo de imagen en el ordenador. Klippa analiza el archivo, sus caracteres y la estructura, de manera que nos exporta un documento 100% digital y utilizable.
No solo eso, sino que detecta el tipo de documento para recabar los datos relevantes y así volcarlos automáticamente en nuestro CRM o programa de gestión.
También es capaz de detectar si se trata de un documento de identidad y, de esta manera, también analizar los datos y funcionar como un sistema para verificar la identidad de la otra persona.
Si necesitas más información sobre esto, puedes leer más sobre la verificación de identidad aquí.
Programas CRM: Pipedrive
En el punto anterior hemos mencionado las siglas CRM, pero no hemos aún hablado de este tipo de software.
Se trata de una herramienta de gestión de la relación con los clientes. Es decir, una herramienta que nos permite registrar, unificar y catalogar todas las interacciones que tenemos con clientes. Sin importar el medio por el que han contactado con la empresa.
Hay muchas empresas que extraen información de sus clientes de maneras poco legales e, incluso, engañándolos. Esto, aparte de poder suponer un problema legal en el futuro, es algo que a los clientes no les cae bien.
Herramientas CRM como Pipedrive, nos permite almacenar y recabar datos de manera simple. A través de la información que el mismo cliente nos facilita, se crea una ficha. En esta ficha están almacenados todos sus contactos con nosotros, al igual que sus compras, productos preferidos, etc.
De esta manera, tendremos toda la información importante al alcance de la mano y podremos mejorar la atención con los clientes.
Pipedrive, además, incluye un gestor de prospectos que nos permitirá sacarle el máximo partido a esta información y poder reducir el tiempo que se tarda en cerrar un negocio en un 46 % a la vez que mejoramos nuestro ratio de conversión.
Gestor de proyectos: Trello
Las tareas periódicas, y no tan periódicas, que forman parte de nuestro día a día son también elementos clave en la gestión de una empresa. Ya sea las propias o la del resto de colaboradores.
De hecho, si queremos que todo funcione correctamente, necesitamos una herramienta que nos ayude a tener bajo control todas las actividades y tareas que se llevan a cabo en nuestra empresa.
Trello es exactamente lo que necesitas. Se trata de una herramienta en la que podemos tener todas las tareas, ya sean propias o de los demás, en un solo tablero.
Sobre el papel esto puede parecer caótico, ya que si la empresa cuenta con muchos empleados, la cantidad de tareas puede ser gigante.
Sin embargo, Trello nos permite crear grupos o personalizar la visualización de modo que solamente se vea lo relevante. Pueden ser las tareas de mayor importancia, las que haya que entregar ese día o solamente las propias. Nosotros decidimos qué ver.
Trello nos ofrece, además, un modo dedicado a gerentes para poder controlar cómo se llevan a cabo las tareas y analizar si podemos mejorar la productividad de algún sector.
En definitiva, Trello es la herramienta ideal para mejorar la gestión de tareas, proyectos y, por el camino, también la productividad de nuestra empresa.
Programas de comunicación interna: Slack
Cuando hablamos de comunicación interna, nos referimos a aquella que sucede entre los miembros del equipo. Puede ser tanto la gerencia y los altos cargos, como entre compañeros del mismo sector o departamento.
Sea como sea, para que nuestro negocio funcione correctamente, necesitamos que la comunicación sea fluida y que podamos estar en contacto constante con los demás.
Slack nos ayuda a poder estar disponibles y comunicados con el resto de la plantilla. Se trata de una aplicación multi-plataforma que nos permite mejorar la comunicación de la empresa.
Slack ofrece varios métodos de comunicación, al igual que el resto de las aplicaciones que usamos para comunicación personal: audio, video, reuniones, grupos, pero, sobre todo, texto.
El chat de Slack es muy cómodo y personalizable. No es casualidad que sea el método preferido por sus usuarios, ya que es el más sencillo, inmediato y nos permite personalizar sus funciones para que sea más cómodo para cada usuario.
La gran ventaja que este tipo de programas ofrece, es que ya no es necesario estar reunidos en una misma habitación o siquiera en el mismo edificio. Podemos llevar a cabo reuniones en vídeo con compañeros desde su casa o en cualquier parte del mundo.
Slack nos ofrece libertad y comodidad a la hora de comunicarnos.
Almacenamiento en la nube: Google Drive
La nube ya es una realidad. Todo dispositivo, aplicación o software que se precie ya funciona en la nube.
Si se piensa, es lógico, las ventajas que la nube nos ofrece son casi infinitas. De hecho, la gran mayoría de los programas de los que hablamos en este artículo funcionan ya en la nube.
Sin embargo, la que creemos es la mayor ventaja de esta tecnología es el almacenamiento de documentos en la nube.
Este sistema de almacenamiento no solo es más rápido y cómodo, también es más seguro. Un dispositivo de almacenamiento físico, es susceptible a averías, robos o simplemente a incompatibilidades con el sistema. Si estos dispositivos deciden fallar, nos podemos quedar sin nuestros datos más importantes.
Además, el espacio es finito. Si se acaba el espacio de almacenamiento, necesitaremos comprar otro dispositivo físico, que comportará los mismos defectos.
La mejor manera de almacenar y gestionar nuestros documentos es utilizando Google Drive. Se trata de un programa gratuito que ofrece Google para almacenar todo tipo de documentos y tenerlos siempre al alcance de la mano.
No solo facilita su consulta, sino que también su transferencia a otras personas. Además, cuenta con su propio sistema de edición de archivos que funciona como paquete de ofimática y nos permite modificar, en el mismo navegador, todos los archivos.
De esta manera, podemos también colaborar, en tiempo real con una o varias personas en el mismo documento, sin tener que preocuparnos por la incompatibilidad o si la otra persona posee o no el software adecuado.
Google Drive es la mejor solución para guardar y colaborar online. De esta manera podemos sacarle el máximo partido a nuestros archivos almacenados.